Logiciel de Gestion pour Chapitres

Introduction

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L’organisation des données n’est pas une tâche facile et lorsque ces données sont recueillies, entreposées et transmises dans divers formats de logiciels, c’est une tâche encore plus ambitieuse de tout rassembler dans un dépositaire principal. Voilà le défi de maintenir les Archives Nationales de la CCFCC.

Grâce à l’usage courant de l’Internet, les administrateurs de Chapitres sont devenus de plus en plus familiers avec la tenue d’archives à l’aide de logiciels. Ce n’était donc qu’une question de temps avant que la Fédération ait recours à un moteur de base de données, un processus qui faciliterait l’échange de données entre le Chapitre et le Bureau National en un seul format et de façon intégrée.

CCF Branch Management est le moteur de base de données qui nous relie. Il représente deux ans de travail fondé sur les idées et les activités d’un administrateur de chapitre. Il est facile à utiliser, très fonctionnel et surtout, il permet à la main gauche de savoir ce que fait la main droite.

 

Rencontrons le Chapitre

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Évidemment, le programme a besoin de connaître qui participe au niveau local parce que les gens se déplacent. Cette partie du programme fournit tous les renseignements nécessaires dans le domaine des fonctions de reportage et de facturation, et tient le Bureau National au courant. Alternativement, le Bureau National se sert de ces données pour mettre à jour les renseignements du chapitre sur le site web et pour informer les autres chapitres.

 

Rencontrons les Membres

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De garder de bons registres sur vos membres est tout aussi important que leur droit d’être reconnu. Les changements d’adresse, d’emploi et d’adresses électroniques etc. sont partagés de la même manière entre le Bureau National et le chapitre, tout simplement par le clic d’une souris. Tout dépend bien sûr de votre engagement à vous occuper des changements lorsqu’un membre vous en informe ou de faire un geste en direction des membres de façon régulière pour leur demander s’il y a eu des changements à leurs coordonnées.

 

Préparons un Report

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Toutes les fonctions de reportage nécessaires et puis, quelques-unes en plus, pendant que nous y sommes. Y compris dans les fonctions la facturation de l’adhésion pour les années ultérieures à leur souscription; des étiquettes “Avery” pour des enveloppes ou de petits colis; fonctions de reportages détaillées et formulaires de demandes d’adhésion.

 

Téléchargez maintenant le Logiciel

Ce programme est disponible gratuitement pour tous les chapitres inscrits à la CCFCC et comprend (par demande séparée) un fichier de données détaillé de tous les membres qui ont jamais été associés avec votre chapitre (sauf ceux qui sont décédés.)

À noter – puisque le logiciel est compilé comme un EXE auto-extractible votre logiciel antivirus considérera sans doute que le téléchargement est une menace. Nous vous conseillons de bloquer l’antivirus ou de traiter ccfcc.ca comme un site sans risque.

C’est un programme d’installation auto-extractible pour le système d’exploitation “Microsoft Windows” seulement. Vous n’avez qu’à sauvegarder le fichier dans un dossier d’accès facile (pas le Bureau) et l’exécuter en vous servant de la fonction “Run” dans le menu de Windows

Le programme de base de données ne contient pas de dossiers ou de données sur l’adhésion. Afin de recevoir le fichier complet des dossiers des membres de votre chapitre, faites tout simplement une demande auprès de l’Administrateur National.

 

Instructions Spéciales pour Utilsateurs qui Augmentent d’une Version Précédente

À cause de changements importants au format du traitement des données des versions précédentes, un document de procédures spéciales est disponible qui explique comment importer les dossiers de l’ancienne Version 8. Il est extrêmement important de suivre les instructions à la lettre pour réussir la conversion.